Microsoft SharePoint Workspace 2010 ได้นำพื้นที่ทำงานชนิดใหม่ที่เรียกว่า "SharePoint Workspace" มาใช้ ซึ่ง SharePoint Workspace ใหม่นี้ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ SharePoint บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ รวมถึงเนื้อหาจากไลบรารีเอกสารและรายการชนิดต่างๆ ได้

SharePoint Workspace เป็นสำเนาส่วนบุคคลที่ได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันของไซต์ SharePoint โดยจะแตกต่างกับพื้นที่ทำงานชนิดอื่นตรงที่การเป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงาน SharePoint จะจำกัดไว้เฉพาะผู้ใช้ที่ทำข้อมูลในไซต์ SharePoint ให้ตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้ใช้อยู่เท่านั้น

การสร้างพื้นที่ SharePoint สามารถทำได้สองวิธีด้วยกัน โดยทั่วไปแล้วจะเริ่มต้นจากไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้อยู่โดยตรง โดยจากไซต์ SharePoint ให้คลิก การกระทำในไซต์ แล้วคลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันกับพื้นที่ทำงาน

หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถ สร้าง SharePoint Workspace จากแถบเปิดใช้ ได้ ซึ่งในกรณีนี้ คุณต้องระบุที่อยู่บนเว็บของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้อยู่

การปรับปรุงเนื้อหาใน SharePoint Workspace จะได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกับไซต์ SharePoint โดยอัตโนมัติตามกำหนดการที่ตั้งไว้ คุณยังสามารถบังคับใช้การทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่าง SharePoint Workspace กับไซต์ SharePoint ด้วยตัวคุณเองได้ตลอดเวลาที่ต้องการ นอกจากนี้ ยังสามารถเช็คเอาท์เนื้อหาใน SharePoint Workspace เพื่อหลีกเลี่ยงการก่อให้เกิดข้อขัดแย้งในการแก้ไขกับผู้อื่นที่อาจมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาเดียวกันบนไซต์ SharePoint ได้อีกด้วย

พื้นที่ทำงาน Groove เป็นพื้นที่ทำงานร่วมแบบ "เพียร์" ที่ผู้ใช้ Microsoft Office Groove คุ้นเคยอยู่แล้ว โดยพื้นที่ทำงาน Groove สามารถมีสมาชิกได้มากกว่าหนึ่งรายเช่นเดียวกับในรุ่นก่อนหน้า และยังมีเครื่องมือเพิ่มผลผลิตต่างๆ เช่น การอภิปราย ปฏิทิน และเอกสาร เป็นต้น

เมื่อสร้างพื้นที่ทำงาน Groove ใหม่ ผู้ใช้สามารถเลือกได้สองรุ่นด้วยกันคือ รุ่น 2010 (ค่าเริ่มต้น) กับรุ่น 2007 โดยพื้นที่ทำงานแต่ละรุ่นจะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มชุดเครื่องมือที่แตกต่างกัน แต่จะไม่สามารถใช้ร่วมกันได้ สมาชิกทั้งหมดของพื้นที่ทำงาน 2010 จะต้องใช้ Microsoft SharePoint Workspace 2010 ส่วนสมาชิกทั้งหมดของพื้นที่ทำงาน 2007 จะต้องใช้ Microsoft Office Groove 2007 หรือ Microsoft SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 ได้เริ่มนำเครื่องมือรายการมาใช้ เครื่องมือรายการนี้เป็นเครื่องมือสำหรับการออกแบบและการปรับใช้เครื่องมือรวบรวมข้อมูลแบบกำหนดเอง โดยแม่แบบฟอร์มทั้งหมดในเครื่องมือรายการจะได้รับการออกแบบและปรับปรุงใน Microsoft Office InfoPath ก่อนแล้วจึงดำเนินการนำเข้า เมื่อนำเข้าแล้ว นักพัฒนาเครื่องมือจะทำการออกแบบเพิ่มเติมในตัวออกแบบเครื่องมือรายการ เช่น การจัดเค้าโครงมุมมอง และการตั้งค่าการเรียงลำดับและตัวกรอง เป็นต้น

เครื่องมือแบบกำหนดเองใดๆ ที่พัฒนาโดยใช้เครื่องมือฟอร์มของ Groove 2007 และเครื่องมือฟอร์ม InfoPath จะยังคงทำงานได้ใน Microsoft SharePoint Workspace 2010 อย่างไรก็ตาม เครื่องมือรายการใหม่นี้จะนำมาใช้แทนเครื่องมือเหล่านั้นโดยเป็นเครื่องมือมาตรฐานสำหรับการพัฒนาเครื่องมือแบบกำหนดเองเครื่องมือใหม่ ด้วยเหตุนี้ ตัวออกแบบฟอร์มในเครื่องมือฟอร์ม 2007 และเครื่องมือฟอร์มของ InfoPath จึงถูกปิดใช้งานไป การปรับปรุงการออกแบบใดๆ ในเครื่องมือฟอร์มของ Groove 2007 หรือเครื่องมือฟอร์มของ InfoPath ที่มีอยู่จะต้องทำโดยสมาชิกพื้นที่ทำงานที่ยังคงใช้งาน Groove 2007

SharePoint Workspace 2010 ได้นำ เครื่องมือปฏิทิน ใหม่มาใช้ ผู้ใช้ที่ทำการปรับรุ่นซึ่งมีความคุ้นเคยกับเครื่องมือปฏิทินของ Groove 2007 และเครื่องมือการประชุมของ Groove 2007 อยู่แล้วจะทราบว่าเครื่องมือปฏิทินใหม่นี้ได้รวมเอาแนวคิดและคุณลักษณะจากเครื่องมือทั้งสองอย่างนี้เข้าไว้ด้วยกัน

เครื่องมือปฏิทินช่วยให้สมาชิกพื้นที่ทำงานสามารถจัดการรอบเวลาของการประชุม ซึ่งได้แก่ การจัดกำหนดการประชุมครั้งเดียวหรือการประชุมที่เป็นกิจวัตร การตั้งวาระการประชุม การจัดการผู้เข้าร่วมประชุม การจดบันทึกย่อการประชุม และการบันทึกสรุปการประชุม

เพื่อให้การค้นหาเนื้อหาในพื้นที่ทำงานเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ในขณะนี้ SharePoint Workspace จะสนับสนุนการใช้ Windows Search รุ่น 4.0 ซึ่งคุณสามารถค้นหาเนื้อหาในเครื่องมือพื้นที่ทำงานของรุ่น 2010 โดยส่วนใหญ่และในเครื่องมือพื้นที่ทำงานรุ่น 2007 บางส่วนได้

SharePoint Workspace ใช้ Microsoft Office Communicator เป็นระบบการรับส่งข้อความ เมื่อต้องการ เริ่มต้นสนทนาด้วย Office Communicator ให้คลิกสองครั้งที่ที่ติดต่อใดๆ ในรายการที่ติดต่อของคุณในแถบเปิดใช้ หรือที่คลิกสองครั้งที่สมาชิกใดๆ ในรายการสมาชิกพื้นที่ทำงาน

ระบบการรับส่งข้อความ Groove 2007 จะยังคงใช้งานได้ ให้คลิกขวาที่ที่ติดต่อหรือสมาชิกพื้นที่ทำงานใดๆ แล้วคลิก ส่งข้อความสมาชิก

คุณจะได้รับการลงชื่อเข้าใช้บัญชี SharePoint Workspace ของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเริ่มโปรแกรม โดยจะไม่มีการพร้อมท์ให้ป้อนข้อมูลประจำตัวซึ่งได้แก่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน นอกเหนือไปจากที่คุณได้ป้อนไว้เมื่อเริ่มต้นใช้งานคอมพิวเตอร์และเข้าสู่ระบบ Windows

SharePoint Workspace รับเอาเทคโนโลยี Ribbon ซึ่งใช้งานในผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft Office มาใช้โดยสมบูรณ์แล้ว ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถทำงานโดยส่วนใหญ่ได้ด้วยการคลิกที่ตัวเลือกกราฟิกบนแท็บ Ribbon ต่างๆ ซึ่ง Ribbon จะได้รับการตั้งค่าให้รวมงานที่ใช้เป็นประจำไว้ด้วยกัน และยังมี แถบเครื่องมือด่วน ที่แสดงรายการตัวเลือกเพิ่มเติม

คลิกแท็บ แฟ้ม ใน Ribbon เพื่อเปิด มุมมอง Backstage ซึ่งมุมมอง Backstage เป็นมุมมองที่คุณใช้ดำเนินการงานด้านการดูแลทั้งหมดเช่นเดียวกับโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office อื่นๆ โดยสำหรับ SharePoint Workspace มุมมองนี้จะประกอบด้วยงานต่างๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเชื่อมต่อ การตั้งค่าการแจ้งเตือน การจัดการการกำหนดลักษณะของบัญชีผู้ใช้ การดูและการจัดการประวัติข้อความของคุณ การสร้างพื้นที่ทำงาน การพิมพ์ และการสร้างแม่แบบพื้นที่ทำงานและที่เก็บถาวร

ถ้าคุณมีปัญหากับบัญชีผู้ใช้หรือการติดตั้ง SharePoint Workspace เช่นในกรณีที่ SharePoint Workspace หยุดทำงานเนื่องจากเหตุผลบางประการ คุณสามารถเลือกที่จะเริ่มต้นโปรแกรมใหม่ใน เซฟโหมด ได้ การเรียกใช้ SharePoint Workspace ในเซฟโหมดอาจช่วยในการแก้ปัญหาบัญชีผู้ใช้ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังพบปัญหาเกี่ยวกับพื้นที่ทำงานเสียหาย คุณสามารถเรียกใช้ SharePoint Workspace ในเซฟโหมด จากนั้นลบพื้นที่ทำงานที่เสียหาย แล้วเริ่มต้น SharePoint Workspace ใหม่ตามปกติได้